Logo Dobrá práce
hledat přihlásit
  • Nabídky práce
  • Práce na e-mail
  • Životopis
    • Vložit životopis
    • Životopis vzor
    • Editace mého životopisu
    • Zapomenuté heslo
  • Poradna
    • Jak napsat životopis
    • Vzor životopisu
    • Vybíráme personální agenturu
    • Jak se chovat u pohovoru
  • Agentury / úřady
    • Agentury práce
    • Pracovní úřady
  • Pro firmy
    • Ceník
    • Hledat zaměstnance
    • Jak napsat pracovní inzerát
    • Přihlásit do administrace
  • Přihlásit

Najděte si dobrou práci...



Rozšířené vyhledávání



  1. Dobrá práce.cz
  2. Poradna
  3. Psaní služebních e-mailů má svá pravidla, naučte se je dodržovat

Psaní služebních e-mailů má svá pravidla, naučte se je dodržovat

4. 2. 2018 | redakce DobráPráce.cz

zdroj: pixabay.com

E-mail už používáme léta a mnozí z nás jsou přesvědčení o tom, že to naprosto perfektně zvládají. Je však trochu rozdíl používat soukormý a služební e-mail. Ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jedna z hlavních zásad je, že firemní e-mail by se v žádném případě neměl používat k soukromým účelům a samozřejmě stejně tak i naopak. Problematiku řeší web finance.idnes.cz.

V řadě firem je interními pravidly používání služebního e-mailu pro soukromé účely přímo zakázáno. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.

Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data.

Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem. Pokud společnost, ve které pracujete, taková pravidla nemá, můžete oslovení zvolit dle svého uvážení. Měli byste však pamatovat na to, že musíte dodržovat pravidla slušnosti. U rozloučení je dobré uvést vaše kontaktní údaje, aby vám mohl oslovený zavolat. Podpisy většinou mají společnosti přednastaveny.

Pokud odjíždíte na dovolenou nebo máte třeba i jen pár dní volno, je vhodné nastavit si automatickou odpověď. Člověk, který vás bude kontaktovat, se tak dozví, kdy se do práce vrátíte nebo na koho se v případě nutnosti může obrátit. Na tyto informace proto v automatické odpovědi nezapomínejte.

Dbejte na formálnost

V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.

E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.

E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.

Pár drobností na závěr

Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.

Autor: Dobrá práce.cz

Hodnocení: 0 1   0 % (1 hodnocení)
Sdílet

Načerpejte další informace

zdroj: Unsplash.com, Nenechte se převálcovat kritikou od nadřízeného!
Aktualizováno: 21. 5. 2025

Jak snést kritiku v zaměstnání

Šéf si vás zavolá na kobereček, okamžitě se vám sevře žaludek a jdete do kanceláře jako na popravu? Nebo si naopak z jeho kritiky absolutně nic neděláte a dál fungujete v zajetých…

zdroj: unsplash.com, Agenturní zaměstnání vám může přinést cenné zkušenosti!
15. 5. 2025

Výhody a nevýhody agenturního zaměstnávání

Střídáte brigády, ale raději byste měli stálejší zaměstnání? Nebo naopak nemůžete sehnat kvalifikované zaměstnance do firmy? Agenturní zaměstnávání může být řešením jak pro firmy, tak…

Zdroj: unsplash.com, Máte nárok účastnit se tábora jako vedoucí či instruktor.
Aktualizováno: 7. 5. 2025

Jak požádat o volno, když chci odjet jako táborový vedoucí?

Dobrovolnická práce s dětmi je nejen záslužná, ale také časově náročná. Co když potřebujete volno v práci, protože se chcete odjet na letní tábor jako vedoucí nebo zdravotník?…

Zdroj: unsplash.com, Zálohu na výplatu vám nemusí zaměstnavatel povolit.
29. 4. 2025

Vše, co potřebujete vědět o záloze na výplatu

Záloha na mzdu či plat může poskytnout určitou finanční injekci, když vám vzniknou nečekané výdaje a do výplatního termínu zbývá ještě mnoho dní. Nemusíte si tak zbytečně brát půjčku a…

Zobrazit další články na téma práce

Poradna

  • Jak správně napsat životopis
  • Vybíráme personální agenturu
  • Jak se chovat u pohovoru
  • Články na téma práce
více
  • Ochrana osobních údajů
  • Práce na e-mail, mobilní aplikace
  • Katalog pracovních agentur
  • O portálu, kontakt

For employers / Post Job English orders

© 2025 Dobra Prace.cz Všechna práva vyhrazena

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie - nastavení cookies