Psaní služebních e-mailů má svá pravidla, naučte se je dodržovat
E-mail už používáme léta a mnozí z nás jsou přesvědčení o tom, že to naprosto perfektně zvládají. Je však trochu rozdíl používat soukormý a služební e-mail. Ne vždy se elektronická pošta používá správným způsobem. Jedna z hlavních zásad je, že firemní e-mail by se v žádném případě neměl používat k soukromým účelům a samozřejmě stejně tak i naopak. Problematiku řeší web finance.idnes.cz.
V řadě firem je interními pravidly používání služebního e-mailu pro soukromé účely přímo zakázáno. Nejde jen o profesionální stránku, ale i o to, aby si pracovník neposílal na svou soukromou adresu pracovní poštu nebo dokonce data či firemní soubory.
Nebezpečné může být také zasílání soukromé pošty do firemní schránky. Na firemním serveru se totiž mohou objevit neprověřené soubory a data.
Především v nadnárodních společnostech mají pro e-mailové zprávy často přednastaveny formulace pro oslovení i rozloučení, aby byla komunikace jednotná. Někdy je součástí marketingu firmy používání neformálního oslovení křestním jménem. Pokud společnost, ve které pracujete, taková pravidla nemá, můžete oslovení zvolit dle svého uvážení. Měli byste však pamatovat na to, že musíte dodržovat pravidla slušnosti. U rozloučení je dobré uvést vaše kontaktní údaje, aby vám mohl oslovený zavolat. Podpisy většinou mají společnosti přednastaveny.
Pokud odjíždíte na dovolenou nebo máte třeba i jen pár dní volno, je vhodné nastavit si automatickou odpověď. Člověk, který vás bude kontaktovat, se tak dozví, kdy se do práce vrátíte nebo na koho se v případě nutnosti může obrátit. Na tyto informace proto v automatické odpovědi nezapomínejte.
Dbejte na formálnost
V pracovních e-mailových zprávách není vhodné sklouzávat do přílišné neformálnosti. Nikdy nevíte, kdo všechno nakonec bude zprávu číst, komu bude dále poslána. Také používání emotikonů má své hranice. Rozhodně není vhodné posílat smajlíky nadřízeným nebo nejvyššímu vedení firmy. A to samé platí pro různé rádoby vtipné zprávy, které někteří lidé posílají na všechny možné kontakty. Ty patří vyloženě jen do soukromé e-mailové schránky.
E-maily se napevno zabydlely také v mobilních telefonech, což dále zrychlilo možnosti elektronické komunikace. Zásadní sdělení je však lepší psát z počítače. Pisatel se tak vyhne gramatickým chybám či překlepům. Navíc si zprávu může po sobě přečíst více v klidu kanceláře než při chůzi po rušné ulici. Při psaní zpráv z mobilu mají odesílatelé sklony ke stručnosti. Ani to není vždy na místě.
E-mailová komunikace je nástupcem dopisování či faxování. Neměla by proto být náhradou přímé osobní komunikace mezi lidmi ani nástupcem telefonu. Pro mnohé je totiž jednodušší napsat e-mail než absolvovat telefonický hovor nebo osobní setkání. Ne vždy je to v pořádku. E-mail funguje výborně jako potvrzení řečeného, k zaslání tabulky, nabídky, fotodokumentace či smlouvy. Anebo se hodí k zaslání stejného sdělení více příjemcům. Osobní kontakt však nikdy plně nenahradí.
Pár drobností na závěr
Pozor na přeposílání konverzace dalším adresátům, kterým původní informace nebyly určeny.
Stále ještě platí, že některé e-mailové schránky nezvládnou datově objemné přílohy. Hlídejte si proto velikost odesílaných zpráv.
Nezapomínejte vyplnit co možná nejkonkrétnější předmět zprávy. V záplavě e-mailů to příjemci usnadní rychlou orientaci.
Načerpejte další informace
Hledáte jinou práci a dozvěděl se to nadřízený? 5 rad, jak správně zareagovat
Představte si, že v současné práci se vám docela líbí, ale náhle se objevila třeba lepší nabídka, která vás opravdu zaujala, nebo chcete změnit svoji kariérní dráhu, ale místo zatím…
Nevyčerpaná dovolená v roce 2024: Za jakých podmínek ji lze převést do dalšího roku?
Konec roku je za dveřmi, vy máte práce nad hlavu a zbylo vám mraky dovolené. Co s tím? Musíte si ji vybrat nebo je možné ji převést do dalšího roku? Zaměstnavatelům se to obvykle moc…
Ženy u nás mají za stejnou práci stále méně než muži. Jak s pay gapem bojovat?
V České republice stále přetrvává takzvaný pay gap neboli rozdíl v platech mezi muži a ženami. Ačkoliv se může zdát, že v 21. století by měla být rovnost mezi pohlavími samozřejmostí,…
Home office – tipy, jak o něj požádat a dlouhodobě si ho udržet
Máte práci, kde by bylo možné sem tam pracovat z domova? Nakonec proč ne, jen si pořádně rozmyslete, zda jste na to ten správný typ. Také je potřeba to vhodným způsobem navrhnout šéfovi.…