Aby vás nezahltily hromady mailů
Ráno přijdete do práce, otevřete si mailovou schránku, ze které se na vás sype zpráva za zprávou a mnohdy úkol za úkolem. A už jste v depresi. Kolikrát řešením mailů strávíte třeba dvě hodiny času. Zkuste to trochu zredukovat. Není totiž vůbec nezbytné, abyste se kvůli tomu museli hroutit.
Zbytečné maily
Hodně lidí má ve zvyku potvrzovat přijetí zprávy napsáním zbytečné odpovědi typu: Ok. nebo Beru na vědomí nebo Podívám se na to. Když dá odpěvdět všem, všem přijde tato poměrně zbytečná zpráva a zahltí schránku. Obzvlášť zbytečná tato činnost je, když má odesilatel nastaveno upozornění, které mu signalizuje, že příjemce mail přečetl.
Řešte jen čerstvé maily, neprobírejte schránku dozadu
Nemá cenu, zabývat se čtrnáct dní starým mailem. Buď jste věc už vyřídili nebo se vám pisatel připomene. Projděte si čerstvou poštu a pokud zjistíte, že řešení mailu vám zabere jen pár minut, udělejte to hned, odkládat to nemá cenu. Ty důležité a složitější na řešení si zvýrazněte a vraťte se k nim později.
Delegujte hned
Pokud se jedná o zprávu, kterou máte přeposlat nebo řešit ještě s někým jiným, udělejte to také hned.
Mažte
To, co vás nezajímá, hned smažte. Nezálohujte, prostě vymažte.
Schránku otevírejte jen několikrát denně, nemějte ji na liště
Pokud budete mít schránku na liště, každý příchozí mail vás zaujme a budete se jím zabývat. Což vás samozřejmě vyruší ve stávající činnosti. Otevřete ji zkrátka jednou za čas, maily vyřešte a pracujte dál.
Bojíte se, že prošvihnete důležitou zprávu?
Pokud je vaše práce závislá na rychlosti reakce, naučte kolegy, aby vám v případě nutnosti volali.
Zálohujte důležité maily
Pokud víte, že se zprávou budete ještě pracovat, uložte si ji do zvláštní složky pod jasný termín, abyste ji snadno našli.
Snažte se i vy být v mailování struční
To, co chcete od jiných, dělejte i vy sami. Neodpovídejte zbytečnosti, snažte se už v předmětu mailu napsat to nejdůležitější a směrodatné. Pište stručně a jasně. Klidně tam napište, že není potřeba, aby někdo reagoval. Pokud reakci chcete, jasně ji specifikujte.
Soukromé srandičky v práci nečtěte
Řekněte svým kamarádům, ať vám neposílají na služební mail vtípky, videa a nějaké další sraničky. Jednak by se to nelíbilo ani vašemu zaměstnavateli a jednak vám to bude krást čas podobně jako prohlížení facebooku.
Další články
Jdete po poradě nadšeně pracovat nebo raději na panáka? (Následující článek)Vystudovali jste humanitní obor a bojíte se, že vyděláte málo? Nemusí to být pravda
Hledáte jinou práci a dozvěděl se to nadřízený? (Předchozí článek)
Zobrazit další články na téma práce