Plná e-mailová schránka? Vyzkoušejte našich 8 rad, jak se s ní vypořádat

V dnešní digitální době se komunikace často přesouvá do online prostoru, což může v některých případech působit zmatky. V nemálo případech vás překvapí plná e-mailová schránka, která vám zrovna moc motivace do práce nepřinese.

Pokud se však naučíte s e-maily efektivně pracovat, věřte, že se zbavíte zbytečného stresu, a to bez ohledu na vaši pracovní pozici.

Prozkoumat volná pracovní místa

1. Dejte si pozor na zbytečné e-maily

Hodně lidí má ve zvyku potvrzovat přijetí zprávy napsáním zbytečné odpovědi typu: Ok. nebo Beru na vědomí nebo Podívám se na to. Když takto odpovíte všem, přijde jim tato poměrně zbytečná zpráva a zahltí schránku.

Pokud to není nezbytné, nelpěte ani na automatickém potvrzení přečtení e-mailu, opět si tak zbytečně zahltíte schránku. Pozor si dejte také na soukromé e-maily, které vám mohou v práci pořádně zavařit – více se o nich dočtete zde.

2. Řešte jen čerstvé e-maily, neprobírejte schránku zpětně

Nemá cenu zabývat se čtrnáct dní starým e-mailem. Buď jste věc už vyřídili, nebo se vám pisatel připomene. Projděte si čerstvou poštu, a pokud zjistíte, že řešení e-mailu vám zabere jen pár minut, udělejte to hned – odkládání nemá cenu. Ty důležité a složitější na řešení si zvýrazněte a vraťte se k nim později.

3. Delegujte práci hned

Delegování práce je nejlepší strategií pro efektivní řízení vašeho času, ale i e-mailové schránky. Místo toho, abyste nechávali zprávy nečinně ležet ve vaší schránce, čímž se zbytečně vystavujete tlaku a stresu, jednejte okamžitě. Jakmile narazíte na e-mail, který vyžaduje akci nebo odpověď od někoho jiného, neprodleně ho přepošlete příslušné osobě nebo týmu.

4. Myslete na time management

Efektivní správa e-mailové schránky vám pomůže zlepšit vaši produktivitu a rychle sníží váš stres. Jedním z důležitých kroků je zbavení se nepotřebných zpráv, a to ihned. Pokud vám e-mail nepřináší hodnotu, neváhejte ho okamžitě smazat. Nezatěžujte se zbytečným ukládáním nebo archivací zpráv, které vám nic nedávají.

Dalším důležitým krokem je omezení frekvence, s jakou e-mailovou schránku kontrolujete. Místo neustálého sledování každého příchozího e-mailu, což vás může snadno rozptylovat a přerušovat ve vaší práci, si stanovte časy, kdy schránku zkontrolujete. Vaše práce bude efektivnější a strávíte méně času přemýšlením, takže e-maily vyřídíte mnohem rychleji.

5. Vyměňte e-maily za telefon

Zaměňte e-mailovou komunikaci za telefonní hovory. Takový krok může být v některých situacích nejen efektivnější, ale i prospěšný pro vaši celkovou produktivitu. Přes telefon si navíc mnohem snáze vyjasníte složitější úkoly a vyhnete se zbytečným nedorozuměním.

6. Důležité e-maily zálohujte

Pokud víte, že se zprávou budete ještě pracovat, uložte si ji do zvláštní složky pod jasný termín, abyste ji snadno našli. Už při nástupu do práce si vytvořte složky, do kterých budete e-maily třídit. Nejhorším možným scénářem je třídění stovek e-mailů zpětně. Pokud se už v takové situaci nacházíte, starší e-maily neřešte a organizujte pouze ty nově příchozí.

TIP: Uvažujete o změně práce? Přihlaste se zdarma k pravidelnému odběru nejnovějších nabídek práce ve vašem městě.

Přihlásit se k odběru

7. Snažte se i vy být struční

To, co chcete od jiných, dělejte i vy sami. Neodpovídejte zmateně ani příliš zdlouhavě, snažte se už v předmětu e-mailu napsat to nejdůležitější. Pište stručně a jasně. Klidně upozorněte, že není potřeba, aby někdo reagoval. Pokud reakci chcete, jasně ji specifikujte.

8. Soukromé srandičky v práci nečtěte

Řekněte svým kamarádům, ať vám neposílají na služební e-mail vtípky, videa a nějaké další srandičky. Jednak by se to nelíbilo ani vašemu zaměstnavateli a navíc vám to bude krást čas podobně jako prohlížení sociálních sítí.

Pokud se budete alespoň z části řídit výše uvedenými tipy, můžete očekávat, že vaše práce bude mnohem organizovanější a produktivnější. Jestliže se na vás e-maily valí a nevíte, co s nimi, neznamená to, že musíte hned použít všechny zmíněné tipy. Naopak postupujte pomalu a hledejte styl, který vám bude nejvíce vyhovovat.